Nowe PZP
komentarz żywy
Komentarz do art. 78 ustawy
- Protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz załącznikami musi być przechowywany nie krócej niż przez 4 lata i przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jeżeli zatem umowa jest zawierana na czas dłuższy niż 4 lata, to protokół z załącznikami przechowuje się do czasu wykonania umowy.
- Przepis w ust. 4 odwołuje się do okresu obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego, jednak sformułowanie to jest niefortunne i nie oddaje celu przepisu. Protokół postępowania powinien być bowiem dostępny, dopóki przedmiot umowy nie zostanie wykonany w całości, a strony nie rozliczą się zupełnie z wzajemnych roszczeń. Stan faktyczny utrwalony w protokole postępowania może mieć istotne znaczenie podczas ustalania dopuszczalności bądź niedopuszczalności zmian do umowy, ich istotności/nieistotności, prawidłowości realizacji przez wykonawcę jego obowiązków w zakresie dostępności sprzętu, kompetencji personelu itp. Protokół postępowania jest również istotnym źródłem oceny zasadności roszczeń związanych z wynagrodzeniem dodatkowym i weryfikacją twierdzeń stron o pierwotnym zakresie przedmiotu zamówienia. O ile bowiem dokumentacja techniczna będąca elementem dokumentów zamówienia staje się następnie załącznikiem do umowy, o tyle odpowiedzi udzielane przez zamawiającego na pytania do dokumentów zamówienia najczęściej nie są włączane do treści umowy, a mogą przesądzać o zakresie zobowiązań stron ustalonych w dacie składania oferty. Należy również zwrócić uwagę, że wzajemne rozliczenie się stron z umowy, czyli stwierdzenie, że została wykonana w całości i całe należne wynagrodzenie zostało zapłacone, najczęściej następuje po okresie obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego, a może być związane ze sporem między stronami umowy. Praktyka zamawiających w zakresie realizacji art. 78 ust. 4 powinna iść w kierunku przechowywania protokołu i załączników co najmniej 4 lata i o tyle dłużej, aż będą pewni, że do protokołu tego nie trzeba już będzie sięgać.
- Protokół postępowania wraz załącznikami zasadniczo przechowuje zamawiający. Jednak w postępowaniach prowadzonych elektronicznie, realizowanych w praktyce na platformach elektronicznych prowadzonych przez inny podmiot, zamawiający może powierzyć takiemu podmiotowi przechowywanie protokołu postępowania i załączników w jego systemie teleinformatycznym, pod warunkiem jednak, że zamawiający będzie dysponował kopią kompletu takich informacji i dokumentów.
- Najistotniejszą kwestią związaną z przechowywaniem protokołu postępowania jest jego nienaruszalność. Wgląd do protokołu powinien dawać pełną i niezniekształconą informację o przebiegu postępowania, o jego regułach, a także o stopniu i sposobie spełnienia przez poszczególnych wykonawców wymogów określonych przez zamawiającego.