Nowe PZP
komentarz żywy
Komentarz do art. 83 ustawy
- Zamawiający publiczny to podmiot zdefiniowany w art. 4.
- Ilekroć zamawiający publiczny zamierza wszcząć postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, najpierw musi dokonać analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.
- Dokonanie analizy potrzeb i wymagań zostało przez ustawodawcę sformalizowane, to znaczy ustawa określa zakres takiej analizy. Jest ona obowiązkowa i służy realizacji zasady efektywności wyrażonej w art. 17 ust. 1, a także wspiera zasadę dokonywania wydatków ze środków publicznych wyrażoną w art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. 2019.869), które powinny być dokonywane 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
- Od analizy potrzeb i wymagań można odstąpić wyłącznie wówczas, gdy zamówienie ma zostać udzielone w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki z uwagi na pilną potrzebę, to jest możliwie szybko, przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 209 ust. 1 pkt 4 bądź art. 214 ust. 1 pkt 5.
- Przepis określa, w jakim zakresie powinna być przeprowadzona analiza i do jakich wniosków powinna doprowadzić. Zamawiający powinien w jej ramach najpierw zbadać możliwość zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych. Być może bowiem sam dysponuje zasobem, który pozwala mu uzyskać potrzebne zamówienie.
- Jeżeli okaże się, że określony przedmiot zamówienia musi być pozyskany na zewnątrz, to zamawiający powinien przeprowadzić rozeznanie rynku, i to zarówno w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, jak i w celu ustalenia, czy możliwe są różne warianty realizacji zamówienia. Takie badanie ma dawać szansę na kreatywne skonfrontowanie założeń zamawiającego z rzeczywistością rynkową. Zamawiający ma więc nie tylko poszukiwać potwierdzenia dla własnych pomysłów, ale być otwartym na możliwe warianty realizacyjne, których może sobie nie uświadamiać.
- Zamawiający ma swobodę co do metod badania rynku. Powinien jednak w jego wyniku ustalić co najmniej informacje wskazane w ust. 3, to znaczy:
- jaka jest wartość zamówienia z podziałem na warianty realizacyjne,
- czy można podzielić zamówienie na części,
- jaki powinien być tryb udzielenia zamówienia,
- czy można w opisie przedmiotu zamówienia albo w warunkach realizacji zamówienia uwzględnić aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne,
- jakie są ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.
- Uwzględnienie wszystkich tych elementów na etapie poprzedzającym wszczęcie postępowania powinno przyczynić się do lepszego jego przygotowania, a w efekcie uzyskania lepszego zamówienia: lepiej odpowiadającego potrzebom zamawiającego i bardziej rynkowego. Przykładowo porównanie wartości zamówienia w różnych wariantach realizacyjnych może przesądzić o wyborze innego sposobu albo innego zakresu realizacji zamówienia. Badanie rynku każe też zauważyć aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne i zmusza do oceny, czy aspekty te powinny zostać uwzględnione w danym zamówieniu.
- Bardzo istotnym elementem analizy potrzeb i wymagań są ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia, które zamawiający powinien sobie uświadomić przed wszczęciem postępowania po to, aby im przeciwdziałać. W aspekcie postępowania ryzyka przede wszystkim rysują się w aspekcie możliwości sprawnego i szybkiego przeprowadzenia postępowania, w wyniku którego zostaną złożone ważne oferty na przedmiot zamówienia zgodny z zapotrzebowaniem zamawiającego. Są to zatem ryzyka związane z definiowaniem terminów w postępowaniu, precyzyjnym opisywaniem przedmiotu zamówienia, właściwym określeniem warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert, a także z zastosowaniem odpowiedniego rodzaju procedury. Z kolei ryzyka na etapie realizacji zamówienia są przede wszystkim regulowane postanowieniami umowy w sprawie zamówienia publicznego i są związane zarówno z przyjęciem właściwego harmonogramu, jak i nadzorem nad realizacją zamówienia i z przyjętą procedurą raportowania osiągnięć wykonawcy i przeszkód na drodze do realizacji zamówienia w założonym trybie.
- Przepis nie narzuca żadnej szczególnej formy analizy potrzeb i wymagań, w szczególności nie nakazuje, aby przybrała ona formę dokumentu. Z drugiej strony sformułowanie użyte w przepisie („albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość”; „wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów”) prowadzą do wniosku, że zamawiający powinien opracować dokument uwzględniający wszystkie wymagane elementy analizy potrzeb i wymagań. Istnieje również walor praktyczny sformalizowania przeprowadzonej analizy w postaci dokumentu: udokumentowanie prawidłowego przygotowania postępowania, nawet jeśli jego przebieg będzie nietypowo długi, w jego wyniku nie zostanie wyłoniony wykonawca, albo też realizacja przedmiotu zamówienia okaże się problematyczna na etapie umowy. Warto więc spisać wnioski z analizy ze względu chociażby na późniejsze postępowania kontrolne. Opracowanie w organizacji zamawiającego wzoru dokumentu zawierającego wyniki analizy potrzeb i wymagań ma jednak przede wszystkim wymierny walor poznawczy. Nauka prawidłowego procesu zamawiania dostaw, usług i robót jest wartością samą w sobie i przyczynia się do wzrostu organizacji, w której jest wdrażana.
- Właściwe określenie potrzeb i wymagań jest kluczowe z punktu widzenia możliwości uzyskania zamówienia dopasowanego do rzeczywistych potrzeb zamawiającego. Ich analiza powinna być więc przeprowadzana w sposób rzetelny i wykorzystujący wiedzę rynkową.
- Rada Zamówień Publicznych przygotowała wskazówki interpretacyjne dla zamawiających publicznych do opracowania analizy potrzeb i wymagań, w podziale na poszczególne elementy analizy. Dodatkowo dostępne jest ich streszczenie.