Zamawiający może przewidzieć, że negocjacje będą podzielone na etapy w celu ograniczenia liczby ofert na każdym kolejnym etapie. Powinno to zostać przewidziane w opisie potrzeb i wymagań. Ustawodawca zaznaczył, że na ostatnim etapie musi zostać zapewniona konkurencja, jeśli istnieje wystarczająca liczba wykonawców. Oznacza to, w ostatnim etapie negocjacji powinno brać udział co najmniej dwóch wykonawców.